Dziennik Ustaw ROK 2003 NR 69 POZ 636

ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 10 marca 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych

Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje: §

1. W rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) wprowadza się następujące zmiany:

1) w załączniku do rozporządzenia: a) w spisie treści tytuł rozdziału III otrzymuje brzmienie: „Przekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) oraz jego zastępcom”, b) w § 3: — pkt 6 otrzymuje brzmienie: „6) kierownik urzędu — wójta (burmistrza, prezydenta miasta),”, — pkt 11 otrzymuje brzmienie: „11) organy gminy — radę gminy i wójta (burmistrza, prezydenta miasta) oraz zgromadzenie związku międzygminnego i zarząd związku międzygminnego,”, ———————

1)

— pkt 14 otrzymuje brzmienie: „14) pieczęć urzędowa — pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu gminy pośrodku (do czasu ustalenia herbu z polem niewypełnionym) i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,”, — pkt 21 otrzymuje brzmienie: „21) sekretariat — stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jego zastępców lub kierowników wydziału urzędu gminy,”, c) tytuł rozdziału III otrzymuje brzmienie: „Przekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) oraz jego zastępcom”, d) w § 7 uchyla się ust. 3, e) w § 8 ust. 1 otrzymuje brzmienie: „1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz, jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu lub zastępcom kierownika urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.”,

Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806.

Dziennik Ustaw Nr 69 f) w § 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie:                — 4362 — l) w § 43 ust. 1 otrzymuje brzmienie:                Poz. 636

„1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

1) podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,

2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.”, g) w § 10: — ust. 1 otrzymuje brzmienie: „1. Kierownik urzędu lub jego zastępca, przeglądając korespondencję:

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń kierownika urzędu określają załączniki nr 3a, 3b, 3c.”, — w ust. 4 pkt 1 otrzymuje brzmienie: „1) mającą dyspozycję kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,”, h) § 15 otrzymuje brzmienie: „§

15. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach trzeciego i czwartego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.”, i) w § 17 ust. 4 otrzymuje brzmienie: „4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia — rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.”, j) w § 21 w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie: „1) rejestr uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),”, k) w § 29 ust. 2 otrzymuje brzmienie: „2. Zakres kompetencji kierownika urzędu i zastępców kierownika urzędu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu.”,

„1. Ogólne przepisy Instrukcji mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy, innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.”, m) § 45 otrzymuje brzmienie: „§ 45.1. Sprawy związane z organizacją sesji rady gminy i posiedzeń komisji rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2. Protokoły sesji rady gminy, posiedzeń komisji, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez radę gminy.”, n) w § 46 ust. 2 otrzymuje brzmienie: „2. Protokoły sesji są numerowane cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr I/99, nr XXXII/2000 itp.), a protokoły komisji — cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000).”, o) w § 48 w ust. 1 pkt 1 otrzymuje brzmienie: „1) uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),”;

2) załącznik nr 3b do instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do niniejszego rozporządzenia;

3) załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 2 do niniejszego rozporządzenia;

4) załącznik nr 6 do instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 3 do niniejszego rozporządzenia. §

2. Przewidziany w załączniku nr 4 do instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych, w brzmieniu określonym w załączniku nr 2 do niniejszego rozporządzenia, sposób liczenia okresu przechowywania dokumentacji wydawanych dowodów osobistych (koperty dowodowe) ma zastosowanie także do ustalania okresu przechowywania takiej dokumentacji, dotyczącej osób zmarłych przed dniem 1 stycznia 2000 r. §

3. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Prezes Rady Ministrów: L. Miller

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122