Logowanie

Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 671 z 2011 - Strona 3

Wyszukiwarka

Tytuł:

Rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych

Status aktu prawnego:Obowiązujący
Data ogłoszenia:2011-06-07
Data wydania:2011-05-18
Data wejscia w życie:2011-06-22
Data obowiązywania:2011-06-22

Treść dokumentu: Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 671 z 2011 - Strona 3


Dziennik Ustaw Nr 115                — 6989 —                Poz. 671


671

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1) z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010  r. o  instytutach badawczych (Dz.  U. Nr  96, poz. 618 i Nr 112, poz. 654) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa sposób i tryb dokonywania audytu i  kontroli instytutów badawczych, w tym:

1) sposób wykonywania i dokumentowania czynności kontrolnych oraz sporządzania protokołu kontroli;

2) tryb rozpatrywania uwag i  zastrzeżeń instytutów badawczych. §

2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) ustawie — rozumie się przez to ustawę z  dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;

2) instytucie — rozumie się przez to instytut badawczy w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;

3) ministrze — rozumie się przez to Ministra Spraw Zagranicznych;

4) audytorze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia audytu instytutu;

5) kontrolerze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia kontroli instytutu;

6) organach instytutu — rozumie się przez to dyrektora instytutu i  radę naukową reprezentowaną przez jej przewodniczącego;

7) ostatecznych zaleceniach pokontrolnych — rozumie się przez to zalecenia pokontrolne po rozpatrzeniu zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego zgłoszonych do ministra. § 3. 1. Kontrola instytutu ma charakter problemowy.

1)

2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje badanie obszarów:

1) zgodności działania organów instytutu z przepisami prawa lub statutem;

2) prawidłowości wydatkowania środków publicznych.

3. Kontrolę instytutu zarządza minister, wydając imienne upoważnienie do dokonania kontroli.

4. Imienne upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:

1) imię, nazwisko i  stanowisko służbowe, rodzaj i  numer dokumentu tożsamości dokonującego kontroli;

2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w  których będzie dokonywana kontrola;

3) zakres przedmiotowy i czasowy kontroli;

4) termin ważności upoważnienia.

5. Wzór upoważnienia, o  którym mowa w  ust.  3, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. § 4. 1. Audytu instytutu dokonuje się co najmniej raz na trzy lata.

2. Audyt, o którym mowa w ust. 1, polega na ocenie:

1) działalności finansowej instytutu;

2) organizacji i jakości pracy instytutu;

3) jakości zarządzania instytutem.

3. Audyt instytutu zarządza minister, powołując zespół w składzie od trzech do pięciu osób, zwany dalej „zespołem”, oraz wydając imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu.

4. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:

1) imię, nazwisko i  stanowisko służbowe, rodzaj i  numer dokumentu tożsamości przeprowadzającego audyt;

2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie przeprowadzany audyt;

3) temat audytu;

4) termin ważności upoważnienia.

5. Wzór upoważnienia, o  którym mowa w  ust.  3, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej — sprawy zagraniczne i  członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w  Unii Europejskiej, na podstawie §  1 ust.  2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, poz. 1725).

Dziennik Ustaw Nr 115                — 6990 —                Poz. 671


Rozdział 2 Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów § 5. 1. Przed rozpoczęciem audytu w instytucie zespół opracowuje program audytu.

2. W programie audytu zamieszcza się w szczególności:

1) cel audytu;

2) analizę obszarów ryzyka;

3) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;

4) wskazówki metodyczne;

5) założenia organizacyjne;

6) harmonogram przeprowadzania audytu.

3. W siedzibie instytutu zespół przeprowadza z organami instytutu naradę otwierającą i dokumentuje to protokołem z narady otwierającej.

4. W  trakcie narady otwierającej, o  której mowa w ust. 3, porusza się następujące tematy:

1) tematykę i cel audytu;

2) założenia organizacyjne;

3) zasady współpracy administracyjnej.

5. Audyt dokonywany jest w  sposób określony w programie audytu, o którym mowa w ust. 1.

6. W trakcie dokonywania audytu wszelkie zmiany w programie audytu, o którym mowa w ust. 1, powinny być udokumentowane. Zmiany mogą wynikać w szczególności z przekwalifikowania ryzyka towarzyszącego obszarowi audytu, w  wyniku poczynionych ustaleń.

7. Zespół rozpoznaje, analizuje, ocenia oraz dokumentuje informacje wiarygodne, istotne oraz przydatne do osiągnięcia celów danego audytu. Do rozpoznawania i sprawdzania informacji stosuje się analityczne procedury audytowe.

8. Po zakończeniu audytu zespół przedstawia organom instytutu zasadnicze ustalenia oraz wnioski dotyczące zakresu przedmiotowego audytu i dokumentuje to protokołem z narady zamykającej. §

6. Zespół dokumentuje przeprowadzane czynności w  aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowania zaleceń, w szczególności:

1) upoważnienie do dokonania audytu;

2) program audytu;

3) protokół z narady otwierającej;

4) ankiety, diagramy sekwencji działań, listy kontrolne;

5) uwagi i notatki służbowe wynikające z rozmów;

6) dane organizacyjne, jak diagramy struktury organizacji i opisy stanowisk pracy;

7) kopie istotnych kontraktów i umów;

8) informacje na temat polityk operacyjnych i finansowych instytutu;

9) oświadczenia organów instytutu;

10) analizy i testy transakcji, procesów i sald kont;

11) wyniki analitycznych procedur audytowych;

12) korespondencję związaną z audytem;

13) protokół z narady zamykającej;

14) sprawozdanie z audytu. § 7. 1. Po zakończeniu audytu wyniki prac zespołu są przedstawiane organom instytutu i  ministrowi w formie sprawozdania z audytu.

2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) opis stanu faktycznego;

2) kryteria, na podstawie których ocenia się stan faktyczny;

3) ocenę stanu faktycznego;

4) w  przypadku ujawnienia nieprawidłowości — przyczyny ich zaistnienia oraz konsekwencje;

5) rekomendacje.

3. Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń do sprawozdania z audytu.

4. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie do ministra w  terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania z  audytu. Zastrzeżenia i  uwagi dołącza się do akt audytu.

5. Minister jest zobowiązany w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i  zastrzeżeń przekazuje się organom instytutu, drugi zaś dołącza się do akt audytu.

6. W  przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń minister poleca zespołowi dokonać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części sprawozdania z  audytu. Zmienione sprawozdanie przekazuje się organom instytutu.

7. Minister może zalecić pisemnie dyrektorowi instytutu dokonanie czynności naprawczych lub usprawniających działalność instytutu w  określonym terminie.

8. Projekt zaleceń, o  których mowa w  ust.  7, w dwóch egzemplarzach przygotowuje zespół. Jeden egzemplarz dołącza się do akt audytu.

Dziennik Ustaw Nr 115                — 6991 —                Poz. 671


Rozdział 3 Sposób i tryb dokonywania kontroli instytutów

§ 11. 1. Dokonane w wyniku czynności kontrolnych ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera w szczególności:

§ 8. 

1. Przed przystąpieniem do kontroli, o  której mowa w  § 3, kontroler sporządza program kontroli i przedstawia go do akceptacji ministrowi.

2. Program kontroli w  szczególności określa cel oraz szczegółowy zakres kontroli. § 9. 1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych w  instytucie kontroler pisemnie zawiadamia organy instytutu o zakresie i terminie kontroli.

2. Kontroler jest zobowiązany do okazania upoważnienia na każde wezwanie w siedzibie instytutu. § 10. 1. Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień, wskazanie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. Kontroler niezwłoczne informuje ministra o  przypadku ujawnienia w  toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

3. Kontroler w ramach udzielonego upoważnienia ma prawo do:

1) żądania informacji, w  tym na informatycznych nośnikach danych, niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań oraz udostępnienia dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;

2) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i  innych materiałów dowodowych, związanych z prowadzoną kontrolą;

3) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym na nośnikach elektronicznych;

4) żądania wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;

5) kontaktowania się z wszystkimi pracownikami bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych;

6) zasięgania opinii ekspertów w sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy zawodowej;

7) przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;

8) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;

9) wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów związanych z kontrolą.

4. W  przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń i  obiektów, odmowa wraz z  uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie. Odmowa jest włączana do akt kontroli.

1) nazwę i adres kontrolowanego instytutu;

2) określenie podmiotowego zakresu kontroli;

3) podstawę przeprowadzenia kontroli;

4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera, numer i  datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;

5) określenie przedmiotowego i okresu objętego kontrolą; zakresu kontroli

6) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, ujawnionych nieprawidłowości i  uchybień, ich zakresu, w tym przepisów prawa, które zostały naruszone oraz osób za nie odpowiedzialnych;

7) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli;

8) wzmiankę o  doręczeniu egzemplarza protokołu adresatom.

3. Protokół kontroli sporządza się w jednobrzmiących egzemplarzach, w ilości zależnej od zakresu podmiotowego kontroli; dodatkowo jeden egzemplarz umieszcza się w aktach kontroli.

4. Dokumenty wymienione w  protokole kontroli załącza się tylko do egzemplarza protokołu kontroli pozostającego w aktach kontroli. § 12. 

1. Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli.

2. Zastrzeżenia i  uwagi należy zgłosić na piśmie kontrolerowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt kontroli.

3. Kontroler jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń i  uwag, o  których mowa w ust. 2, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i  udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i  zastrzeżeń przekazuje się dyrektorowi instytutu, drugi zaś dołącza się do akt kontroli.

4. W  przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń i uwag kontroler dokonuje zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu kontroli. Zmieniony protokół kontroli dystrybuuje się zgodnie z zasadą określoną w § 11 ust. 3. § 13. 1. Po zakończeniu kontroli kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego i  przedkłada go do podpisu ministrowi.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a  w  przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu, polegających na naruszeniu prawa lub statutu oraz nieprawidłowości w  wydatkowaniu środków publicznych, także zalecenia w sprawie ich usunięcia i zobowiązanie organów instytutu do ich realizacji w określonym terminie.

Dziennik Ustaw Nr 115                — 6992 —                Poz. 671


3. Wystąpienie pokontrolne sporządza się w  dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z  których jeden jest przekazywany dyrektorowi instytutu, a  jeden pozostawia się w aktach sprawy. § 14. 

1. Dyrektor instytutu, w  terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić do ministra, na piśmie, zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.

2. Minister rozpatruje zastrzeżenia w  terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. Jeden egzemplarz podpisanych przez ministra ostatecznych zaleceń pokontrolnych przekazywany jest dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, termin wykonania zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 13 ust. 2, biegnie od dnia otrzymania ostatecznych zaleceń pokontrolnych.

4. Od ostatecznych zaleceń pokontrolnych odwołanie nie przysługuje. § 15. 1. Minister może zarządzić czynności sprawdzające i ocenę stopnia realizacji wydanych instytutowi zaleceń.

2. Na potrzeby czynności, o których mowa w ust. 1, minister może żądać informacji i  wyjaśnień od organów instytutu.

3. Ustalenia poczynione w  trakcie czynności sprawdzających zamieszcza się w notatce informacyjnej. §

16. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Minister Spraw Zagranicznych: R. Sikorski

Dziennik Ustaw Nr 115                — 6993 —                Poz. 671


Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. (poz. 671)

Załącznik nr 1

WZÓR ..............................................................

(pieczęć nagłówkowa Ministerstwa Spraw Zagranicznych)

Warszawa, dn. ............................................

Upoważnienie nr ................ Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671) upoważniam Panią/Pana ..........................................................................................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)

do dokonania kontroli .......................................................................................... za okres ...........................................

(zakres przedmiotowy kontroli)

w terminie: ...................................................................................................................................................................... w ......................................................................................................................................................................................

(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)

Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości kontrolera. Ważność upoważnienia upływa z dniem .............................................................

........................................................

(pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ....................................................

........................................................

(pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)

Dziennik Ustaw Nr 115                — 6994 —                Poz. 671


Załącznik nr 2

WZÓR ..............................................................

(pieczęć nagłówkowa Ministerstwa Spraw Zagranicznych)

Warszawa, dn. ............................................

Upoważnienie nr ................ Na podstawie § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671) upoważniam Panią/Pana ..........................................................................................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)

do dokonania audytu (temat audytu) ................................................................................................................................ w terminie: ...................................................................................................................................................................... w  ......................................................................................................................................................................................

(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)

Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości audytora. Ważność upoważnienia upływa z dniem .............................................................

........................................................

(pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ....................................................

........................................................

(pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)

pobierz plik

Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 671 z 2011 - Strona 3 - pozostałe dokumenty:

  • Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 674 z 20112011-06-07

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 19 maja 2011 r. sygn. akt k 20/09

  • Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 673 z 20112011-06-07

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 19 maja 201 r. sygn. akt SK 9/08

  • Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 672 z 20112011-06-07

    Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 17 maja 2011 r. w sprawie grzybów dopuszczonych do obrotu lub produkcji przetworów grzybowych, środków spożywczych zawierających grzyby oraz uprawnień klasyfikatora grzybów i grzyboznawcy

  • Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 670 z 20112011-06-07

    Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 20 maja 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dodatkowych informacji, które powinien zawierać wniosek o zatwierdzenie skupującego owoce miękkie i przetwórcy owoców miękkich

  • Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 669 z 20112011-06-07

    Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 20 maja 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków, jakie powinni spełniać skupujący owoce miękkie i przetwórcy owoców miękkich

  • Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 668 z 20112011-06-07

    Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 20 maja 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności pieniężnych żołnierzy zawodowych za przeniesienia, przesiedlenia i podróże służbowe

  • Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 667 z 20112011-06-07

    Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 11 maja 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie homologacji typu ciągników rolniczych i przyczep

  • Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 666 z 20112011-06-07

    Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 maja 2011 r. w sprawie rocznych i półrocznych sprawozdań ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego

porady prawne online

Informujemy, iż zgodnie z przepisem art. 25 ust. 1 pkt. 1 lit. b ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: Dz. U. 2006 r. Nr 90 poz. 631), dalsze rozpowszechnianie artykułów i porad prawnych publikowanych w niniejszym serwisie jest zabronione.