Projekty rozporządzeń Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

Projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (wraz z zestawieniem uwag zgłoszonych w trakcie uzgodnień międzyresortowych, do rozpatrzenia podczas konferencji uzgodnieniowej )

POWIĄZANE PLIKI (8):

• Tekst projektu rozporządzenia
• Załącznik 1
• Strona 1 z 16
  projekt z dnia 13.12. 2010

  Załączniki do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia???.. (poz?.) Załącznik nr 1

  INSTRUKCJA KANCELARYJNA

  SPIS TREŚCI: Rozdział 1 Rozdział 2 Rozdział 3 Załączniki Rozdział 1 Przepisy ogólne §

  1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej ?instrukcją?, określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. § 2.

  
  

  1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

  2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

  3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście. §

  3. W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt. §

  4. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

  1) tworzącą akta spraw,

  2) nie tworzącą akt spraw. § 5.

  1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

  2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

  3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

  1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

  2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

  3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

  4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. Przepisy ogólne Czynności kancelaryjne w systemie EZD Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

  1

  4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, określonej w ust. 3 i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:

  1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

  2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

  3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

  4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

  5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.

  6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

  1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

  2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

  3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

  4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

  5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

  7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:

  1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

  2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

  3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

  4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;

  5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

  8. Oznaczając pismo znakiem sprawy można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie ?JK2? jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

  9. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus ?-? w następujący sposób: AB-C-V.123.78.2011.JK2, gdzie ?AB-C-V? jest oznaczeniem komórki organizacyjnej. § 6.

  1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

  2

  2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

  1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

  2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

  3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

  4) dokumentacja finansowo-księgowa (na przykład rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe);

  5) listy obecności;

  6) karty urlopowe;

  7) dokumentacja magazynowa;

  8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

  9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań (na przykład dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr);

  10) rejestry i ewidencje (na przykład środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych). §

  <

  1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

  >

  

• Załącznik 2
• Załącznik 3
• Załącznik 4
• Załącznik 5
• Załącznik 6
• Uzasadnienie