Logowanie

Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1518 z 2006

Wyszukiwarka

Tytuł:

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

Status aktu prawnego:Obowiązujący
Data ogłoszenia:2006-11-17
Data wydania:2006-10-30
Data wejscia w życie:2007-05-18
Data obowiązywania:2006-11-17

Treść dokumentu: Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1518 z 2006


Strona 1 z 5
1518

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWN¢TRZNYCH I ADMINISTRACJI1) z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi Na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje: §

1. Rozporządzenie określa:

1) sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi powstającymi w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, zwanych dalej „podmiotami”, oraz napływającymi do nich;

2) zasady ewidencjonowania, przechowywania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz ich zabezpieczania przed utratą i nieuprawnionymi zmianami;

3) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. § 2.

1. Dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w § 6, i zwane są dalej „dokumenta———————

1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).

mi ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzą wykaz rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.

2. Dokumenty ewidencjonowane dzielą się na:

1) materiały archiwalne;

2) inne dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych, które mogą podlegać brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania, zwane dalej „dokumentacją niearchiwalną”.

3. Dyrektor archiwum państwowego może do materiałów archiwalnych przekwalifikować dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, z zastrzeżeniem ust.

4. 4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe wyodrębnione, dokumentację niearchiwalną, o której mowa w ust. 3, może przekwalifikować do materiałów archiwalnych organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierownik tego podmiotu.

5. Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych ze względu na długość okresu ich przechowywania określa załącznik do rozporządzenia. §

3. Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, są usuwane w sposób przyjęty w danym podmiocie. § 4.

1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o których mowa

Dziennik Ustaw Nr 206                — 10354 —                Poz. 1518


w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”, lub wskazanie na te metadane, jeżeli wskazanie to zapewnia stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.

2. Przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego albo brakowania wymaga w szczególności:

1) opracowania i aktualizowania szczegółowych procedur przechowywania w czasie nie krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii;

2) przeprowadzania corocznych przeglądów określonych w procedurach, o których mowa w pkt 1, próbki dokumentów ewidencjonowanych;

3) przygotowania i realizacji planów przeniesienia dokumentów ewidencjonowanych na nowe informatyczne nośniki danych, z uwzględnieniem wyników przeglądów, o których mowa w pkt

2. § 5.

1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich przechowywania zawierają właściwe dla danych podmiotów jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej „wykazami akt”.

2. Wykazy akt stanowią podstawę rejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw. §

6. Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który:

1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

2) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;

3) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów: a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w wykazie akt, b) mylnie zapisanych, c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu, d) których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;

4) zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;

5) umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;

6) identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;

7) zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;

8) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system;

9) zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury;

10) zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;

11) wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;

12) wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym: a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania, b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej, o którym mowa w § 11 ust. 1 pkt 2;

13) wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym: a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania, b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego, c) eksportuje dokumenty i ich metadane, d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;

14) umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególności przez: a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz danych dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiązań pomiędzy tymi dokumentami i metadanymi, b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML. §

7. System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.

< >

pobierz plik

Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1518 z 2006 - pozostałe dokumenty:

  • Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1522 z 20062006-11-17

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 listopada 2006 r. sygn. akt K 30/06

  • Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1521 z 20062006-11-17

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 7 listopada 2006 r. sygn. akt SK 42/05

  • Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1520 z 20062006-11-17

    Rozporządzenie Ministra Środowiska z dnia 2 listopada 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wykorzystania leśnego materiału rozmnożeniowego poza regionem jego pochodzenia

  • Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1519 z 20062006-11-17

    Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych

  • Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1517 z 20062006-11-17

    Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych

  • Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1516 z 20062006-11-17

    Rozporządzenie Ministra Gospodarki Morskiej z dnia 23 października 2006 r. w sprawie warunków technicznych użytkowania oraz szczegółowego zakresu kontroli morskich budowli hydrotechnicznych

  • Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1515 z 20062006-11-17

    Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 31 października 2006 r. w sprawie zmiany osoby zarządzającej wolnym obszarem celnym w Świnoujściu

  • Dziennik Ustaw Nr 206, poz. 1514 z 20062006-11-17

    Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 listopada 2006 r. w sprawie warunków bezpieczeństwa i higieny służby oraz zakresu stosowania przepisów działu dziesiątego Kodeksu pracy w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

porady prawne online

Porady prawne

Podobne Akty prawne

  • Dziennik Ustaw z 2001-07-16 poz. 830

    Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 lipca 2001 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia rejestru funduszy emerytalnych, wzoru tego rejestru oraz szczegółowego trybu postępowania w sprawach o wpis do rejestru funduszy emerytalnych.

  • Dziennik Ustaw z 2005-04-12 poz. 514

    Rozporządzenie Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z dnia 10 marca 2005 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu postępowania w sprawach podziału czasu rozpowszechniania audycji referendalnych, sposobu przygotowania i rozpowszechniania tych audycji oraz sposobu upowszechniania informacji o terminach rozpowszechniania audycji referendalnych

  • Dziennik Ustaw z 2001-04-24 poz. 458

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 24 kwietnia 2001 r. sygn. akt U. 9/2000.

  • Dziennik Ustaw z 2013-03-08 poz. 325

    Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 26 lutego 2013 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania uprawnień i obowiązków kuratorów sądowych

  • Legislacja UE z 2008-11-08 nr 299 poz. 34

    Decyzja przedstawicieli rządów państw członkowskich z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu postępowania z dokumentami dotyczącymi (...)


Informujemy, iż zgodnie z przepisem art. 25 ust. 1 pkt. 1 lit. b ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: Dz. U. 2006 r. Nr 90 poz. 631), dalsze rozpowszechnianie artykułów i porad prawnych publikowanych w niniejszym serwisie jest zabronione.