Tytuł: | Rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych |
---|---|
Status aktu prawnego: | Obowiązujący |
Data ogłoszenia: | 2011-06-07 |
Data wydania: | 2011-05-18 |
Data wejscia w życie: | 2011-06-22 |
Data obowiązywania: | 2011-06-22 |
Dziennik Ustaw Nr 115 — 6989 — Poz. 671
671
ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1) z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych Na podstawie art. 36 ust. 6 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. Nr 96, poz. 618 i Nr 112, poz. 654) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa sposób i tryb dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych, w tym:
1) sposób wykonywania i dokumentowania czynności kontrolnych oraz sporządzania protokołu kontroli;
2) tryb rozpatrywania uwag i zastrzeżeń instytutów badawczych. §
2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1) ustawie — rozumie się przez to ustawę z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;
2) instytucie — rozumie się przez to instytut badawczy w rozumieniu ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych;
3) ministrze — rozumie się przez to Ministra Spraw Zagranicznych;
4) audytorze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia audytu instytutu;
5) kontrolerze — rozumie się przez to osobę upoważnioną przez Ministra Spraw Zagranicznych do przeprowadzenia kontroli instytutu;
6) organach instytutu — rozumie się przez to dyrektora instytutu i radę naukową reprezentowaną przez jej przewodniczącego;
7) ostatecznych zaleceniach pokontrolnych — rozumie się przez to zalecenia pokontrolne po rozpatrzeniu zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego zgłoszonych do ministra. § 3. 1. Kontrola instytutu ma charakter problemowy.
1)
2. Kontrola, o której mowa w ust. 1, obejmuje badanie obszarów:
1) zgodności działania organów instytutu z przepisami prawa lub statutem;
2) prawidłowości wydatkowania środków publicznych.
3. Kontrolę instytutu zarządza minister, wydając imienne upoważnienie do dokonania kontroli.
4. Imienne upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:
1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj i numer dokumentu tożsamości dokonującego kontroli;
2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie dokonywana kontrola;
3) zakres przedmiotowy i czasowy kontroli;
4) termin ważności upoważnienia.
5. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. § 4. 1. Audytu instytutu dokonuje się co najmniej raz na trzy lata.
2. Audyt, o którym mowa w ust. 1, polega na ocenie:
1) działalności finansowej instytutu;
2) organizacji i jakości pracy instytutu;
3) jakości zarządzania instytutem.
3. Audyt instytutu zarządza minister, powołując zespół w składzie od trzech do pięciu osób, zwany dalej „zespołem”, oraz wydając imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu.
4. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera w szczególności:
1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe, rodzaj i numer dokumentu tożsamości przeprowadzającego audyt;
2) nazwę oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych, w których będzie przeprowadzany audyt;
3) temat audytu;
4) termin ważności upoważnienia.
5. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.
Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej — sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 220, poz. 1725).
Dziennik Ustaw Nr 115 — 6990 — Poz. 671
Rozdział 2 Sposób i tryb dokonywania audytu instytutów § 5. 1. Przed rozpoczęciem audytu w instytucie zespół opracowuje program audytu.
2. W programie audytu zamieszcza się w szczególności:
1) cel audytu;
2) analizę obszarów ryzyka;
3) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;
4) wskazówki metodyczne;
5) założenia organizacyjne;
6) harmonogram przeprowadzania audytu.
3. W siedzibie instytutu zespół przeprowadza z organami instytutu naradę otwierającą i dokumentuje to protokołem z narady otwierającej.
4. W trakcie narady otwierającej, o której mowa w ust. 3, porusza się następujące tematy:
1) tematykę i cel audytu;
2) założenia organizacyjne;
3) zasady współpracy administracyjnej.
5. Audyt dokonywany jest w sposób określony w programie audytu, o którym mowa w ust. 1.
6. W trakcie dokonywania audytu wszelkie zmiany w programie audytu, o którym mowa w ust. 1, powinny być udokumentowane. Zmiany mogą wynikać w szczególności z przekwalifikowania ryzyka towarzyszącego obszarowi audytu, w wyniku poczynionych ustaleń.
7. Zespół rozpoznaje, analizuje, ocenia oraz dokumentuje informacje wiarygodne, istotne oraz przydatne do osiągnięcia celów danego audytu. Do rozpoznawania i sprawdzania informacji stosuje się analityczne procedury audytowe.
8. Po zakończeniu audytu zespół przedstawia organom instytutu zasadnicze ustalenia oraz wnioski dotyczące zakresu przedmiotowego audytu i dokumentuje to protokołem z narady zamykającej. §
6. Zespół dokumentuje przeprowadzane czynności w aktach audytu, które zawierają dokumenty niezbędne do ustalenia stanu faktycznego i sformułowania zaleceń, w szczególności:
1) upoważnienie do dokonania audytu;
2) program audytu;
3) protokół z narady otwierającej;
4) ankiety, diagramy sekwencji działań, listy kontrolne;
5) uwagi i notatki służbowe wynikające z rozmów;
6) dane organizacyjne, jak diagramy struktury organizacji i opisy stanowisk pracy;
7) kopie istotnych kontraktów i umów;
8) informacje na temat polityk operacyjnych i finansowych instytutu;
9) oświadczenia organów instytutu;
10) analizy i testy transakcji, procesów i sald kont;
11) wyniki analitycznych procedur audytowych;
12) korespondencję związaną z audytem;
13) protokół z narady zamykającej;
14) sprawozdanie z audytu. § 7. 1. Po zakończeniu audytu wyniki prac zespołu są przedstawiane organom instytutu i ministrowi w formie sprawozdania z audytu.
2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:
1) opis stanu faktycznego;
2) kryteria, na podstawie których ocenia się stan faktyczny;
3) ocenę stanu faktycznego;
4) w przypadku ujawnienia nieprawidłowości — przyczyny ich zaistnienia oraz konsekwencje;
5) rekomendacje.
3. Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń do sprawozdania z audytu.
4. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie do ministra w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania z audytu. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt audytu.
5. Minister jest zobowiązany w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się organom instytutu, drugi zaś dołącza się do akt audytu.
6. W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń minister poleca zespołowi dokonać zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części sprawozdania z audytu. Zmienione sprawozdanie przekazuje się organom instytutu.
7. Minister może zalecić pisemnie dyrektorowi instytutu dokonanie czynności naprawczych lub usprawniających działalność instytutu w określonym terminie.
8. Projekt zaleceń, o których mowa w ust. 7, w dwóch egzemplarzach przygotowuje zespół. Jeden egzemplarz dołącza się do akt audytu.
Dziennik Ustaw Nr 115 — 6991 — Poz. 671
Rozdział 3 Sposób i tryb dokonywania kontroli instytutów
§ 11. 1. Dokonane w wyniku czynności kontrolnych ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli.
2. Protokół kontroli zawiera w szczególności:
§ 8.
1. Przed przystąpieniem do kontroli, o której mowa w § 3, kontroler sporządza program kontroli i przedstawia go do akceptacji ministrowi.
2. Program kontroli w szczególności określa cel oraz szczegółowy zakres kontroli. § 9. 1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych w instytucie kontroler pisemnie zawiadamia organy instytutu o zakresie i terminie kontroli.
2. Kontroler jest zobowiązany do okazania upoważnienia na każde wezwanie w siedzibie instytutu. § 10. 1. Kontroler jest odpowiedzialny za rzetelne ustalenie i udokumentowanie w aktach kontroli stanu faktycznego, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień, wskazanie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.
2. Kontroler niezwłoczne informuje ministra o przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
3. Kontroler w ramach udzielonego upoważnienia ma prawo do:
1) żądania informacji, w tym na informatycznych nośnikach danych, niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań oraz udostępnienia dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;
2) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, związanych z prowadzoną kontrolą;
3) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych kserokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli, w tym na nośnikach elektronicznych;
4) żądania wyjaśnień i przyjmowania oświadczeń;
5) kontaktowania się z wszystkimi pracownikami bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych;
6) zasięgania opinii ekspertów w sprawach wymagających specjalistycznej wiedzy zawodowej;
7) przeprowadzania oględzin składników majątkowych i przebiegu określonych czynności;
8) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
9) wstępu do wszelkich pomieszczeń i obiektów związanych z kontrolą.
4. W przypadku odmowy udostępnienia materiałów, udzielenia wyjaśnień, wstępu do pomieszczeń i obiektów, odmowa wraz z uzasadnieniem musi zostać przedstawiona kontrolerowi na piśmie. Odmowa jest włączana do akt kontroli.
1) nazwę i adres kontrolowanego instytutu;
2) określenie podmiotowego zakresu kontroli;
3) podstawę przeprowadzenia kontroli;
4) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera, numer i datę upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
5) określenie przedmiotowego i okresu objętego kontrolą; zakresu kontroli
6) opis stwierdzonego w toku kontroli stanu faktycznego, ujawnionych nieprawidłowości i uchybień, ich zakresu, w tym przepisów prawa, które zostały naruszone oraz osób za nie odpowiedzialnych;
7) wzmiankę o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli;
8) wzmiankę o doręczeniu egzemplarza protokołu adresatom.
3. Protokół kontroli sporządza się w jednobrzmiących egzemplarzach, w ilości zależnej od zakresu podmiotowego kontroli; dodatkowo jeden egzemplarz umieszcza się w aktach kontroli.
4. Dokumenty wymienione w protokole kontroli załącza się tylko do egzemplarza protokołu kontroli pozostającego w aktach kontroli. § 12.
1. Organom instytutu przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych oraz udokumentowanych zastrzeżeń i uwag do protokołu kontroli.
2. Zastrzeżenia i uwagi należy zgłosić na piśmie kontrolerowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Zastrzeżenia i uwagi dołącza się do akt kontroli.
3. Kontroler jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń i uwag, o których mowa w ust. 2, do dokonania ich analizy, zajęcia stanowiska i udzielenia odpowiedzi. Jeden egzemplarz stanowiska do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń przekazuje się dyrektorowi instytutu, drugi zaś dołącza się do akt kontroli.
4. W przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części zastrzeżeń i uwag kontroler dokonuje zmiany lub uzupełnienia odpowiedniej części protokołu kontroli. Zmieniony protokół kontroli dystrybuuje się zgodnie z zasadą określoną w § 11 ust. 3. § 13. 1. Po zakończeniu kontroli kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego i przedkłada go do podpisu ministrowi.
2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności instytutu wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działalności organów instytutu, polegających na naruszeniu prawa lub statutu oraz nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych, także zalecenia w sprawie ich usunięcia i zobowiązanie organów instytutu do ich realizacji w określonym terminie.
Dziennik Ustaw Nr 115 — 6992 — Poz. 671
3. Wystąpienie pokontrolne sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden jest przekazywany dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy. § 14.
1. Dyrektor instytutu, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić do ministra, na piśmie, zastrzeżenia do ustaleń i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym.
2. Minister rozpatruje zastrzeżenia w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania. Jeden egzemplarz podpisanych przez ministra ostatecznych zaleceń pokontrolnych przekazywany jest dyrektorowi instytutu, a jeden pozostawia się w aktach sprawy.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 1, termin wykonania zaleceń pokontrolnych, o których mowa w § 13 ust. 2, biegnie od dnia otrzymania ostatecznych zaleceń pokontrolnych.
4. Od ostatecznych zaleceń pokontrolnych odwołanie nie przysługuje. § 15. 1. Minister może zarządzić czynności sprawdzające i ocenę stopnia realizacji wydanych instytutowi zaleceń.
2. Na potrzeby czynności, o których mowa w ust. 1, minister może żądać informacji i wyjaśnień od organów instytutu.
3. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających zamieszcza się w notatce informacyjnej. §
16. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Minister Spraw Zagranicznych: R. Sikorski
Dziennik Ustaw Nr 115 — 6993 — Poz. 671
Załączniki do rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. (poz. 671)
Załącznik nr 1
WZÓR ..............................................................
(pieczęć nagłówkowa Ministerstwa Spraw Zagranicznych)
Warszawa, dn. ............................................
Upoważnienie nr ................ Na podstawie § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671) upoważniam Panią/Pana ..........................................................................................................................................................................................
(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)
do dokonania kontroli .......................................................................................... za okres ...........................................
(zakres przedmiotowy kontroli)
w terminie: ...................................................................................................................................................................... w ......................................................................................................................................................................................
(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)
Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości kontrolera. Ważność upoważnienia upływa z dniem .............................................................
........................................................
(pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)
Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ....................................................
........................................................
(pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)
Dziennik Ustaw Nr 115 — 6994 — Poz. 671
Załącznik nr 2
WZÓR ..............................................................
(pieczęć nagłówkowa Ministerstwa Spraw Zagranicznych)
Warszawa, dn. ............................................
Upoważnienie nr ................ Na podstawie § 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 18 maja 2011 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu dokonywania audytu i kontroli instytutów badawczych nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 115, poz. 671) upoważniam Panią/Pana ..........................................................................................................................................................................................
(imię, nazwisko i stanowisko służbowe oraz rodzaj i numer dokumentu tożsamości)
do dokonania audytu (temat audytu) ................................................................................................................................ w terminie: ...................................................................................................................................................................... w ......................................................................................................................................................................................
(nazwa oraz adres instytutu lub nazwy komórek organizacyjnych)
Upoważnienie niniejsze ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości audytora. Ważność upoważnienia upływa z dniem .............................................................
........................................................
(pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)
Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia ....................................................
........................................................
(pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie)
Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 671 z 2011 - pozostałe dokumenty: |
---|
Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 674 z 20112011-06-07
Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 19 maja 2011 r. sygn. akt k 20/09
Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 673 z 20112011-06-07
Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 19 maja 201 r. sygn. akt SK 9/08
Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 672 z 20112011-06-07
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 17 maja 2011 r. w sprawie grzybów dopuszczonych do obrotu lub produkcji przetworów grzybowych, środków spożywczych zawierających grzyby oraz uprawnień klasyfikatora grzybów i grzyboznawcy
Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 670 z 20112011-06-07
Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 20 maja 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dodatkowych informacji, które powinien zawierać wniosek o zatwierdzenie skupującego owoce miękkie i przetwórcy owoców miękkich
Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 669 z 20112011-06-07
Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 20 maja 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych warunków, jakie powinni spełniać skupujący owoce miękkie i przetwórcy owoców miękkich
Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 668 z 20112011-06-07
Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 20 maja 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności pieniężnych żołnierzy zawodowych za przeniesienia, przesiedlenia i podróże służbowe
Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 667 z 20112011-06-07
Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 11 maja 2011 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie homologacji typu ciągników rolniczych i przyczep
Dziennik Ustaw Nr 115, poz. 666 z 20112011-06-07
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 maja 2011 r. w sprawie rocznych i półrocznych sprawozdań ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego
Informujemy, iż zgodnie z przepisem art. 25 ust. 1 pkt. 1 lit. b ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity: Dz. U. 2006 r. Nr 90 poz. 631), dalsze rozpowszechnianie artykułów i porad prawnych publikowanych w niniejszym serwisie jest zabronione.